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Muitas vezes armazenados em plataformas desatualizadas, mídias físicas ou formato incompatíveis, os dados legados e gravações de voz antigas podem parecer apenas arquivos guardados por precaução, mas são verdadeiros tesouros fundamentais para auditorias, análises de qualidade e até mesmo para resolver disputas ou atender a requisitos legais.
Continue lendo este artigo para entender por que as gravações de voz antigas são tão importantes para a sua empresa, além de saber como identificar os sistemas obsoletos e as tecnologias disponíveis que ajudam na recuperação de dados legados.
O que são considerados dados legados?
Os dados legados são informações armazenadas em sistemas antigos ou desatualizados que, apesar disso, continuam sendo de grande importância para o dia a dia das empresas.
No contact center, por exemplo, isso inclui as gravações de voz antigas que, mais do que uma obrigação legal, representam um ativo estratégico, permitindo avaliar interações passadas, identificar padrões de comportamento dos clientes e, consequentemente, proporcionar uma experiência de atendimento mais satisfatória ao consumidor.
Ou seja, a capacidade de acessar e analisar dados legados, pode ser determinante para embasar decisões e proteger a reputação da empresa em situações como disputas ou auditorias externas, deste modo, garantindo a eficiência da equipe e preservando a credibilidade da organização.
Como identificar um sistema legado?
No contexto do contact center, um sistema legado abrange plataformas de gravação de chamadas, ferramentas de monitoramento ou softwares de atendimento ao cliente que já não acompanham os avanços tecnológicos.
Mas como saber se o sistema que a sua empresa utiliza já é considerado um legado? Fique atento aos seguintes sinais:
1. O produto foi descontinuado
Exemplos: NICE 8.9, Witness Actionable Solutions, Avaya ACR (arquivos TAR).
Caso o fornecedor já não ofereça suporte técnico, atualizações ou licenciamento, isso indica que o sistema está obsoleto. Nesses casos, é importante buscar alternativas mais modernas para garantir que a sua operação continue funcionando adequadamente.
2. O sistema não é escalável
Exemplos: CyberTech (arquivos WAV não convencionais), versões antigas do Calabrio.
Um sistema eficiente deve ser capaz de acompanhar o crescimento da empresa. Quando ele não consegue lidar com o aumento do volume de gravações de chamadas ou se integrar com ferramentas na nuvem, sua operação acaba sendo prejudicada.
3. Não há mais atualizações disponíveis
Exemplos: Dictaphone Freedom, Mercom Audiolog, Aspect (arquivos VOX).
Sistemas que não recebem atualizações de segurança ou funcionalidades, se tornam vulneráveis e incapazes de se integrar com novas tecnologias, limitando a evolução da operação e expondo a sua empresa a riscos.
4. Dificuldade de encontrar profissionais qualificados
Exemplos: NICE NTR, Genesys PureConnect (arquivos SASF).
Se está cada vez mais difícil encontrar profissionais capacitados para dar suporte ao sistema, isso é um forte indicativo de que ele está se tornando obsoleto. Quando poucos especialistas estão disponíveis para lidar com a tecnologia, qualquer falha no sistema se torna um grande problema.
Por que isso é importante?
Identificar que você está lidando com um sistema legado é fundamental para evitar problemas como interrupções nas operações e perda de produtividade. Sem contar que atualizar suas ferramentas garante que os dados legados, como gravações de voz, continuem acessíveis e funcionais em plataformas mais modernas.
Isso não apenas melhora a eficiência, mas também prepara sua empresa para o futuro, com soluções que acompanham as necessidades e o crescimento da sua operação.
>Leia também: como garantir a segurança e privacidade de gravação de voz e chamada
Riscos de continuar usando um sistema legado
Manter um sistema legado pode até parecer uma boa solução para economizar a curto prazo, mas, no longo prazo, pode trazer vários riscos que comprometem tanto a segurança quanto a eficiência da empresa. Confira alguns desses riscos:
Falta de conformidade com regulamentações
Com as constantes mudanças nas leis de proteção de dados, como a LGPD, os sistemas antigos podem não estar adaptados às novas exigências, resultando em multas e penalidades, além do risco de comprometer a imagem da empresa.
Aumento de custos com manutenção
Como esses sistemas já não têm o suporte adequado e fica difícil encontrar profissionais qualificados, os custos de manutenção aumentam consideravelmente, além de dificultar a adaptação da empresa às novas tecnologias.
Vulnerabilidade à segurança
Esses sistemas legados não recebem mais atualizações de segurança, o que os torna alvos fáceis para ataques cibernéticos. E, quando isso acontece, o vazamento de dados sensíveis gera sérias consequências legais e danos à reputação da organização.
Ineficiência operacional
Sistemas desatualizados são lentos, falham com frequência e possuem problemas de desempenho, o que prejudica a produtividade das equipes e afeta a experiência do cliente.
Dificuldade de integração com novas ferramentas
A incompatibilidade com sistemas modernos, como plataformas em nuvem, limita a capacidade da empresa de inovar e crescer, dificultando a implementação de soluções que poderiam melhorar a eficiência e a competitividade.
Como recuperar dados legados e gravações de voz antigas?
Sabemos que, muitas vezes, gravações antigas ficam armazenadas em lugares como discos rígidos, storages, fitas magnéticas ou até discos ópticos. Sua empresa pode passar por uma situação em que precise migrar esses dados para um sistema novo, seja porque está desativando uma plataforma ou porque necessita acessar gravações específicas, mas não tem mais acesso à plataforma original.
Convenhamos que o problema é o mesmo: recuperar e utilizar dados que, em muitos casos, só funcionam nos sistemas em que foram criados, e esses sistemas podem já estar fora de operação ou até mesmo nem existir mais.
Nós da MLHS solucionamos essa dificuldade. Nossa tecnologia permite acessar gravações com ou sem criptografia em uma ampla variedade de gravadores e formatos, extraindo tanto os áudios quanto os metadados de gravadores, sejam eles desativados ou ainda operacionais.
Essas informações podem ser convertidas para um ou vários formatos de sua escolha, compatíveis com qualquer sistema de reprodução. O processo pode ser realizado tanto para gravações específicas quanto em massa, conforme a sua necessidade.
Além disso, oferecemos um portal dedicado à extração, onde você pode aplicar critérios e filtros para localizar rapidamente as gravações desejadas, tornando o processo mais ágil e assertivo.
Nosso serviço já é amplamente utilizado por empresas de contact centers e uma curiosidade é que há relatos até mesmo de seu uso por autoridades policiais, que necessitam acessar gravações de chamadas realizadas há muitos anos para fins de investigação.
Confie em nossa solução Xtractor para resgatar, organizar e modernizar o acesso às suas gravações antigas, garantindo a continuidade e a acessibilidade dos seus dados históricos. Converse com a nossa equipe!