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No campo profissional, muitas pessoas buscam aprender como fazer videoconferência de maneira mais produtiva para suas equipes, afinal, essa prática transformou a forma como as empresas se comunicam e conduzem seus negócios no dia a dia.
Com a expansão do trabalho remoto, as videoconferências se tornaram essenciais para manter a colaboração, a agilidade nas decisões e a continuidade das operações, mesmo à distância. Hoje, empresas de todos os portes, de startups a grandes corporações, utilizam essas reuniões virtuais para alinhar times, conversar com clientes, realizar treinamentos e fechar negociações importantes.
Mas será que todas essas empresas realmente sabem como fazer videoconferência de maneira eficaz e produtiva? Mais do que apenas conectar pessoas, é preciso garantir reuniões bem organizadas, com boa condução, segurança nas informações trocadas e uso estratégico da tecnologia. É sobre isso que vamos falar neste artigo. Continue a leitura!
O que é videoconferência?
A videoconferência é uma tecnologia que permite a comunicação em tempo real entre pessoas localizadas em diferentes lugares, por meio de áudio e vídeo.
Utilizando dispositivos como computadores, smartphones ou tablets, os participantes podem ver e ouvir uns aos outros, compartilhar arquivos e até colaborar em projetos como se estivessem na mesma sala.
As videoconferências podem ser usadas para uma variedade de fins, desde reuniões internas, passando por apresentações para clientes e fornecedores, até sessões de treinamento e suporte técnico.
O uso de plataformas como Zoom ou Google Meet, por exemplo, popularizou a videoconferência devido à sua facilidade de uso e acessibilidade. Com apenas alguns cliques, é possível criar um ambiente de comunicação instantânea e eficaz. Mas com esse crescimento no uso, surgiram também desafios relacionados à segurança e à produtividade dessas reuniões.
A importância da videoconferência nas empresas
A videoconferência vai muito além da conveniência de conectar pessoas em diferentes locais. Hoje, ela é uma ferramenta estratégica que oferece ganhos reais em produtividade, colaboração e agilidade nos processos empresariais.
Viagens corporativas e encontros presenciais podem ser caros e demorados. Com as videoconferências, as empresas reduzem esses custos, mantêm a frequência das reuniões e aceleram a tomada de decisões. Também é uma solução valiosa para equipes geograficamente distribuídas, permitindo o engajamento constante entre os colaboradores, independentemente da localização.
Além disso, uma estimativa publicada pela União de Organizações Internacionais (UIA), no seu relatório estatístico de 2022, aponta que a quantidade de reuniões deve crescer cerca de 34% até 2027 — tendência que reforça a necessidade de as empresas estarem preparadas para gerenciar esses encontros de forma produtiva e segura.
Com o uso de plataformas acessíveis e confiáveis, como Zoom e Google Meet, somado a boas práticas de condução, as videoconferências têm potencial para transformar a comunicação corporativa e elevar o desempenho das equipes.
>Saiba mais: Como garantir a segurança e privacidade de gravação de voz e chamada
Como fazer videoconferência de forma produtiva
Uma videoconferência eficiente depende de uma série de fatores que vão além da tecnologia utilizada.
Abaixo, vamos compartilhar algumas práticas recomendadas para garantir que as suas reuniões sejam produtivas e atingem os objetivos propostos:
Planejamento
Antes de iniciar a videoconferência, tenha uma agenda clara e compartilhe-a com os participantes. Isso garante que todos saibam os tópicos a serem abordados e possam se preparar adequadamente.
Teste a tecnologia com antecedência
Certifique-se de que sua conexão à internet, câmera, microfone e a plataforma de videoconferência estejam funcionando corretamente antes da reunião começar. Isso ajuda a evitar problemas técnicos que possam atrasar ou interromper a reunião.
Uma dica importante é que apesar de tecnológica, as videoconferências com muitas pessoas podem ser desorganizadas e menos produtivas. Limite o número de participantes ao necessário e, se possível, nomeie um facilitador para conduzir a reunião.
Siga uma agenda
Respeite o tempo dos participantes, iniciando e terminando a videoconferência no horário previsto. Siga a agenda e evite que a reunião se prolongue desnecessariamente.
Use recursos visuais
Compartilhar a sua tela para mostrar apresentações, gráficos ou outros materiais de apoio pode tornar a reunião mais dinâmica e ajudar os participantes a entenderem melhor os pontos discutidos.
Por estar apresentando ou visualizando outras apresentações e recursos visuais na reunião, é importante evitar distrações, como checar e-mails ou outras tarefas durante a reunião e se manter concentrado nos tópicos abordados. Incentive os outros participantes a fazerem o mesmo, promovendo aos participantes e clientes que a sua empresa tem interesse no assunto abordado e trazendo confiança do apresentador.
Qual a importância de gravar uma videoconferência?
Gravar videoconferências é uma prática que tem se tornado cada vez mais comum e recomendada, especialmente em ambientes empresariais.
Gravar a videoconferência permite que os participantes revisitem as discussões e verifiquem informações importantes que possam ter sido esquecidas. Isso é especialmente útil em reuniões longas ou em que muitos detalhes são discutidos.
Nem sempre todos os participantes conseguem estar presentes na reunião ao vivo, por isso, uma gravação da chamada permite que aqueles que não puderam participar assistam posteriormente, garantindo que estejam informados sobre o que foi discutido.
Gravar videoconferências ajuda a criar um registro claro das decisões tomadas e dos compromissos firmados durante a reunião, o que facilita o acompanhamento e a execução de tarefas posteriormente.
Revisar as gravações pode ajudar a identificar áreas de melhoria na condução de futuras videoconferências, seja em termos de comunicação, gestão de tempo ou organização da reunião.
Videoconferências seguras e eficientes com a MLHS
A MLHS é uma consultoria especializada no desenvolvimento de sistemas para o mercado de Contact Center e oferece soluções inovadoras para empresas que precisam de um gerenciamento mais eficaz de suas reuniões por videoconferências.
Entre seus serviços, a MLHS proporciona gravações completas de áudio, vídeo, tela e texto, consolidando todas essas informações em uma visão unificada.
Essas gravações detalhadas permitem que as empresas acompanhem o desempenho de suas videoconferências de forma minuciosa, promovendo uma melhor gestão dos dados gerados durante as reuniões. Além disso, a MLHS oferece ferramentas que garantem a segurança dessas informações, protegendo os dados sensíveis que muitas vezes são discutidos em videoconferências corporativas.
Através da integração de gravação, monitoramento e análise de dados, as soluções da MLHS ajudam as empresas a melhorarem a produtividade e garantirem a segurança de suas operações, contribuindo para uma gestão mais eficaz e transparente.
Envie uma mensagem através do site para falar com um de nossos colaboradores! Estamos prontos para ajudar a sua empresa a evoluir com soluções inteligentes.
Dúvidas frequentes sobre videoconferência
1. O que é necessário para fazer uma videoconferência?
Um dispositivo com internet, câmera e microfone funcionando, além de uma plataforma confiável como Zoom ou Google Meet.
2. Por que gravar videoconferências é importante?
As gravações ajudam na revisão de informações, servem como registro das decisões e permitem que ausentes acompanhem o conteúdo depois.
3. Quantas pessoas devem participar da reunião?
O ideal é limitar os participantes ao necessário. Reuniões com muitas pessoas podem ser desorganizadas e menos produtivas.
4. Como tornar a videoconferência mais produtiva?
Planeje com antecedência, siga uma agenda, inicie e termine no horário e evite distrações. Compartilhar materiais visuais também ajuda.
5. Como garantir a segurança durante uma videoconferência?
Além de usar plataformas confiáveis e proteger os acessos com senha, o ideal é contar com soluções especializadas em segurança da informação. A MLHS, por exemplo, oferece ferramentas que registram e armazenam com segurança tudo o que é compartilhado durante a videoconferência — áudio, vídeo, tela e texto.