Como fazer videoconferência de maneira mais segura e produtiva

O que vamos abordar neste artigo
Getting your Trinity Audio player ready...

No campo profissional, muitas pessoas buscam aprender como fazer videoconferência de maneira mais produtiva para a sua equipe de trabalho simplesmente por ser uma estratégia capaz de transformar a maneira como as empresas se comunicam e conduzem seus negócios.

Nos últimos anos, especialmente com o aumento do trabalho remoto, essas ferramentas se tornaram essenciais para garantir a continuidade das operações e promover a colaboração, mesmo à distância.

Empresas de todos os tamanhos, de startups a grandes corporações, utilizam a videoconferência para realizar reuniões com clientes, alinhamentos de equipe, treinamentos e negociações importantes, mas será que elas sabem como fazer videoconferência de maneira eficaz? Garantir que elas sejam seguras e produtivas exige o uso de boas práticas, plataformas confiáveis e, muitas vezes, serviços adicionais para melhorar a eficiência e segurança dessas interações.

E é sobre elas que iremos falar neste artigo. Continue lendo para descobrir!

O que é videoconferência?

A videoconferência é uma tecnologia que permite a comunicação em tempo real entre pessoas localizadas em diferentes lugares, por meio de áudio e vídeo.

Utilizando dispositivos como computadores, smartphones ou tablets, os participantes podem ver e ouvir uns aos outros, compartilhar arquivos e até colaborar em projetos como se estivessem na mesma sala.

As videoconferências podem ser usadas para uma variedade de fins, desde reuniões internas, passando por apresentações para clientes e fornecedores, até sessões de treinamento e suporte técnico.

O uso de plataformas como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, por exemplo, popularizou a videoconferência devido à sua facilidade de uso e acessibilidade. Com apenas alguns cliques, é possível criar um ambiente de comunicação instantânea e eficaz. Mas com esse crescimento no uso, surgiram também desafios relacionados à segurança e à produtividade dessas reuniões.

A importância da videoconferência nas empresas

A videoconferência vai muito além da conveniência de conectar pessoas em diferentes locais. Ela oferece diversos benefícios importantes para empresas de todos os setores:

Viagens corporativas e encontros presenciais podem ser caros e demorados. A videoconferência elimina esses custos, permitindo que as empresas conduzam reuniões de qualidade sem a necessidade de deslocamento. Com a videoconferência, decisões importantes podem ser tomadas rapidamente, sem a necessidade de esperar por um encontro presencial ou limitar a comunicação apenas por e-mails ou telefonemas.

Empresas com equipes distribuídas geograficamente podem manter um alto nível de colaboração e engajamento entre os funcionários, independentemente de onde eles estejam.

A videoconferência também permite que as empresas se conectem rapidamente a consultores e especialistas de todo o mundo, melhorando sua capacidade de obter insights e solucionar problemas. Reuniões podem ser agendadas e realizadas em horários convenientes, sem a necessidade de grandes preparativos logísticos.

Como fazer videoconferência de forma produtiva

Uma videoconferência eficiente depende de uma série de fatores que vão além da tecnologia utilizada.

Abaixo, vamos compartilhar algumas práticas recomendadas para garantir que suas reuniões sejam produtivas e atingem os objetivos propostos:

Planejamento

Antes de iniciar a videoconferência, tenha uma agenda clara e compartilhe-a com os participantes. Isso garante que todos saibam os tópicos a serem abordados e possam se preparar adequadamente.

Teste a tecnologia com antecedência

Certifique-se de que sua conexão à internet, câmera, microfone e a plataforma de videoconferência estejam funcionando corretamente antes da reunião começar. Isso ajuda a evitar problemas técnicos que possam atrasar ou interromper a reunião.

Uma dica importante é que apesar de tecnológica, as videoconferências com muitas pessoas podem ser desorganizadas e menos produtivas. Limite o número de participantes ao necessário e, se possível, nomeie um facilitador para conduzir a reunião.

Siga uma agenda

Respeite o tempo dos participantes, iniciando e terminando a videoconferência no horário previsto. Siga a agenda e evite que a reunião se prolongue desnecessariamente.

Use recursos visuais

Compartilhar sua tela para mostrar apresentações, gráficos ou outros materiais de apoio pode tornar a reunião mais dinâmica e ajudar os participantes a entenderem melhor os pontos discutidos.

Por estar apresentando ou visualizando outras apresentações e recursos visuais na reunião, é importante evitar distrações, como checar e-mails ou outras tarefas durante a reunião e se manter concentrado nos tópicos abordados. Incentive os outros participantes a fazerem o mesmo, promovendo aos participantes e clientes que a sua empresa tem interesse no assunto abordado e trazendo confiança do apresentador.

A importância de gravar uma videoconferência

Gravar videoconferências é uma prática que tem se tornado cada vez mais comum e recomendada, especialmente em ambientes empresariais.

Gravar a videoconferência permite que os participantes revisitem as discussões e verifiquem informações importantes que possam ter sido esquecidas. Isso é especialmente útil em reuniões longas ou em que muitos detalhes são discutidos.

Nem sempre todos os participantes conseguem estar presentes na reunião ao vivo, por isso, uma gravação da chamada permite que aqueles que não puderam participar assistam posteriormente, garantindo que estejam informados sobre o que foi discutido.

Gravar videoconferências ajuda a criar um registro claro das decisões tomadas e dos compromissos firmados durante a reunião, o que facilita o acompanhamento e a execução de tarefas posteriormente.

Revisar as gravações pode ajudar a identificar áreas de melhoria na condução de futuras videoconferências, seja em termos de comunicação, gestão de tempo ou organização da reunião.

Videoconferências seguras e eficientes com a MLHS

A MLHS é uma consultoria especializada no desenvolvimento de sistemas para o mercado de Contact Center e oferece soluções inovadoras para empresas que precisam de um gerenciamento mais eficaz de suas reuniões por videoconferências.

Entre seus serviços, a MLHS proporciona gravações completas de áudio, vídeo, tela e texto, consolidando todas essas informações em uma visão unificada.

Essas gravações detalhadas permitem que as empresas acompanhem o desempenho de suas videoconferências de forma minuciosa, promovendo uma melhor gestão dos dados gerados durante as reuniões. Além disso, a MLHS oferece ferramentas que garantem a segurança dessas informações, protegendo os dados sensíveis que muitas vezes são discutidos em videoconferências corporativas.

Através da integração de gravação, monitoramento e análise de dados, as soluções da MLHS ajudam as empresas a melhorarem a produtividade e garantirem a segurança de suas operações, contribuindo para uma gestão mais eficaz e transparente.

Envie uma mensagem através do site para falar com um de nossos colaboradores!

Confira mais artigos

Como recuperar dados legados e gravações de voz antigas?

Monitoria de qualidade: o que é e como implementar no call center

Estratégias de atendimento ao cliente que geram resultados